Email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin. Việc đánh mất các dữ liệu email quan trọng sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp đó. Vậy làm thế nào để luôn đảm bảo an toàn dữ liệu email? Hãy cùng tìm hiểu bài viết sau.
1. SỬ DỤNG CHỨNG CHỈ SỐ SSL
SSL là một tiêu chuẩn an ninh công nghệ toàn cầu để đảm bảo tất cả các dữ liệu trao đổi giữa máy chủ web và trình duyệt luôn được bảo mật và an toàn.
Khi có chứng chỉ số SSL trên website của doanh nghiệp sẽ cho phép khách hàng khi truy cập xác minh được tính xác thực, tin cậy của website, đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi giữa website và khách hàng được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp. Vì vậy, bắt buộc phải có SSL khi sử dụng Email doanh nghiệp.
2. SỬ DỤNG MẠNG RIÊNG ẢO VPN
VPN hay còn gọi là mạng riêng ảo, cho phép người dùng thiết lập với một mạng chung bảo mật trên Internet. VPN có thể được sử dụng để truy cập các trang web bị hạn chế truy cập về mặt vị trí địa lý, bảo vệ mã hóa thông tin của bạn, truy cập ẩn danh.
Xây dựng VPN tại văn phòng công ty để dễ dàng quản lý user nhằm bảo mật thông tin Email tốt hơn, giới hạn sử dụng truy cập hệ thống email cho IP tĩnh công ty hoặc IP VPN để tránh bị lợi dụng khi mất thông tin, bị quét mật khẩu khi sử dụng wifi ở các địa điểm công cộng như cafe, trung tâm thương mại, v.v…
3. ĐẢM BẢO AN TOÀN THÔNG TIN EMAIL CÁ NHÂN
Người dùng nên hạn chế đăng ký các dịch vụ online, sử dụng các mật khẩu mạnh, phức tạp và thay đổi thường xuyên. Cần logout ra khỏi tài khoản email nếu không sử dụng, tắt các tính năng cho phép users cấu hình forwarding email ra ngoài hoặc giới hạn truy cập Web Mail.
4. SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ EMAIL
Sử dụng chữ ký số trong các email giao dịch quan trọng liên quan tới tiền bạc và các thông tin quan trọng. Bạn và đối tác cùng sử dụng chữ ký số riêng của mình để đảm bảo email nhận được chắc chắn là đúng người gửi.
5. SỬ DỤNG EMAIL BACKUP
Trong tài khoản Email của bạn có chứa rất nhiều nội dung quan trọng hay là các tệp tin tài liệu đính kèm? Tuy nhiên, nếu chẳng may toàn bộ dữ liệu Email bị mất đi do những sự cố không đáng có như xóa nhầm, máy tính nhiễm virus, thiết bị bị hỏng hoặc mất cắp thì Email Backup chính là giải pháp sao lưu an toàn nhất.
Tại CloudCore, với các phương thức sao lưu Local backups, Secure SSH, Remote SFTP, RSYNC và lưu ở nhiều datacenter khác nhau giúp dữ liệu luôn được an toàn tuyệt đối, dễ dàng phục hồi, đơn giản sao chép trong vài giây.
6. KIỂM TRA VIRUS, MÃ ĐỘC
Bạn cần phải đảm bảo hệ thống Email doanh nghiệp và các thiết bị cá nhân dùng để nhận và gửi mail được bảo vệ bởi các hệ thống công nghệ chống virus hàng đầu để ngăn ngừa sự lây nhiễm virus từ các ổ đĩa USB, link độc,…và phải luôn cập nhật hàng ngày để chắc chắn rằng đã loại bỏ đi những virus và mã độc vừa mới xuất hiện.
7. SỬ DỤNG GIẢI PHÁP CHỐNG SPAM MAIL
EAP (Email AntiSpam Protection) – Giải pháp chống spam bằng công nghệ AI. Đây là hệ thống bảo vệ thời gian thực cho Email khỏi các mối đe dọa như thư rác, lừa đảo, giả mạo, lây lan virus trong nội bộ; giúp cập nhật liên tục các mối đe dọa mới nhất và ngăn chặn kịp thời hiệu quả. Giải pháp EAP phù hợp với mọi đối tượng khách hàng (đơn vị, tổ chức, cá nhân).
8. CHỌN NHÀ CUNG CẤP EMAIL SERVER UY TÍN
Điều quan trọng nhất đối với một hệ thống Email Server là nó phải hoạt động liên tục để bạn không bỏ lỡ bất cứ email khách hàng hay thông tin quan trọng nào từ khách hàng. Vì vậy, việc chọn một nhà cung cấp tin cậy để bảo đảm cho email của bạn luôn luôn được thông suốt là một điều quan trọng.
Việc vận hành Email server sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề nên chọn nhà cung cấp có đội ngũ kỹ thuật chuyên viên có kinh nghiệm về email sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc hạn chế và xử lý nhanh các lỗi (nếu có).